Muy buen post para tener en cuenta:

Fuente: http://elgachupas.com/4-claves-par-gestionar-las-interrupciones/

No importa cuán eficiente seamos, lo bien diseñado que esté nuestro  sistema de productividad personal, o la experiencia que tengamos con él.  La verdad es que nunca podremos evitar todas las interrupciones.  Siempre estarán ahí, al acecho. Tratar de esquivarlas o ignorarlas no  funciona. La única salida es aprender a manejarlas correctamente. La  gran pregunta es: ¿cómo hacerlo?

En realidad no es tan complicado como parece. Varios lectores me han  preguntando últimamente cómo pueden manejar las interrupciones sin  romper sus planes de trabajo diario. Así que he decidido compartir con  vosotros mis 4 claves para gestionar las interrupciones de forma rápida y  sin perder el control de tu sistema productivo.

1. Elimina todas las fuentes de interrupción que puedas. Aunque suene obvio, ignoramos este punto la gran mayoría de las veces.  La mejor solución para que no haya interrupciones es eliminar el origen.  Si necesitas un par de horas para sacar adelante una o varias tareas  importantes, no lo dudes: por el teléfono móvil en modo “silencio”,  cierra el correo –o mejor, desconéctate de Internet–, limpia tu mesa de  cualquier cosa que te pueda distraer, y cierra la puerta de tu despacho  con un cartel exterior para que no te molesten. Y si es necesario,  desaparece: vete a una sala de reuniones que no estén utilizando, o a  cualquier otro sitio donde sea más difícil que te interrumpan. No es tan  grave. Hay muy pocas cosas que no puedan esperar un par de horas –salvo  que estés a cargo de la seguridad de una central nuclear ;-)

2. Deshazte de la interrupción en menos de 2 minutos. Por experiencia sé que muchas de las cosas que me interrumpen son  tareas sencillas de menos de 2 minutos. En estos casos, hago a un lado  lo que estoy haciendo y las resuelvo inmediatamente. Consigo 3 cosas al  mismo tiempo: mantengo la concentración de la tarea principal –es  difícil perderla en menos de 2 minutos–, elimino la distracción y dejo a  alguien contento. ¡Qué más se puede pedir! Sólo ten cuidado de que no  te lleven varias de estas tareas rápidas seguidas, o tendrás que pasar  al siguiente punto.

3. Aparca la interrupción en la bandeja de entrada. Siguiendo el principio de que hay muy pocas cosas verdaderamente  urgentes, las tareas que no puedo resolver inmediatamente las aparco.  Para ello, solicito que me envíen un correo electrónico, o anoto la  tarea en una hoja de mi libreta  de recopilación ecológica, la pongo en la bandeja de entrada y sigo  trabajando en lo mío. Después, en los momentos que me fijo para ello,  proceso las notas junto con las demás cosas y las integro a mi sistema  de organización. A veces, si son realmente importantes, termino haciendo  esas tareas en el mismo día durante “tiempos muertos”.

Muchas veces asumimos que algo es urgente cuando en realidad no lo  es. Por ejemplo, no todo lo que te pide tu jefe es para hacerlo  inmediatamente. Piensa en cómo clasificas tu trabajo, y si es posible  aparcar más trabajo del que aparcas actualmente. Si tu jefe siempre te  está interrupiendo con tareas “para ayer”, entonces intenta negociar con  él. Si no es posible, entonces pídele que sea él el que priorice y  organice su trabajo, dentro de un esquema lógico. Y si tampoco es  posible, entonces es que tu jefe no es una persona razonable –yo  pensaría seriamente en cambiar de empleo, antes de perder mi salud  física y mental.

4. Aprende a ser flexible: cambia tu plan. Por  último, si algo es realmente inmediato y urgente –que haberlo, “hailo”–,  sé flexible. Tu plan de trabajo diario está para cumplirlo, pero tienes  que ser razonable. Lo mejor que puedes hacer a la hora de crear tus  listas de tareas es dejar tiempo suficiente –alrededor de un 30%–  precisamente para los imprevistos. De esa forma no será fácil que pongan  en peligro el cumplimiento de tu plan. Pero si a pesar de todo tu plan  se va al traste por un día malo lleno de imprevistos, no te mortifiques.  Mañana tendrás una nueva oportunidad para llevarlo a cabo.